Wat een boekhoudprogramma voor u kan doen

Een boekhouding programma is een softwarepakket waarmee een boekhouding kan worden geautomatiseerd. Met zo’n programma kunt u dus een inkoopfactuur, een bankafschrift of een memoriaalboeking vastleggen. U kunt ook min of meer automatisch een balans en een resultatenrekening vervaardigen. Zo vervult het alle basisfuncties van een boekhouding, namelijk die van de grootboekadministratie. De meeste pakketten bieden echter meer functionaliteit doordat ook functies voor subadministraties (debiteuren, crediteuren en/of voorraad) aanwezig zijn, naast verwante functies als telebankieren, consolidatie, budgettering, relatiebeheer, vaste activa, inkoop, verkoop, projecten of productie. We stellen zowel de basis- als uitgebreide functies kort aan u voor.

 

Algemene functies

 

Algemene functies zijn functies die geen specifiek boekhoudkundig karakter hebben, maar wel handig voor u kunnen zijn. U vindt ze ook terug bij andere, meestal administratieve, programma’s. Voorbeelden zijn:

  • Toegangsbeveiliging: het beveiligen van de functies binnen het pakket tegen onbevoegd gebruik (bijvoorbeeld met een wachtwoord per gebruiker).
  • Import: het binnenhalen van vaste gegevens (zoals een adresbestand van crediteuren) of van transacties in het boekhoudprogramma.
  • Export: het aanmaken van een bestand met gegevens die vervolgens kunnen worden verwerkt door een andere programma zoals een spreadsheet en een tekstverwerker.
  • Multi-user: vaak moeten meer dan één gebruiker tegelijk aan een boekhoudpakket kunnen werken. Maar dan bestaat wel het gevaar dat ze tegelijkertijd dezelfde gegevens gaan wijzigen! Om dat te voorkomen bestaan er zogenaamde multi-user facturatiepakketten. Heel wat boekhoudpakketten zijn in de basisuitvoering single-user, maar zijn uit te breiden tot multi-user.

Grootboek

In de grootboekadministratie worden alle financiële gebeurtenissen vastgelegd. Dat gebeurt in de vorm van (financiële) transacties. De meeste boekhoudprogramma’s bevatten een uitgebreid arsenaal aan functies die helpen om de grootboekadministratie bij te houden, te verduidelijken en uit te breiden:

  • Budgettering: hierbij worden de gerealiseerde cijfers vergeleken met de gebudgetteerde cijfers in overzichtelijke rapporten. Er bestaan ook  boekhoudpakketten die op basis van de budgetcijfers en/of de gerealiseerde cijfers van vorig jaar een nieuwe reeks budgetcijfers kunnen samenstellen.
  • Kostenplaatsen: deze functie laat toe om grootboekrekeningen verder onder te verdelen. De winst- en verliesrekening wordt zo een stuk gedetailleerder en informatiever. Dit past perfect in een analytische boekhouding.
  • Vreemde valuta: deze functie in boekhoudprogramma’s elimineert problemen die anders opduiken wanneer er bedragen in verschillende valuta dienen te worden ingeboekt.
  • Consolidatie: bestaat uw bedrijf uit verschillende vennootschappen? Met een boekhoudprogramma kunt u zonder enig probleem verschillende administraties bijhouden en toch ‘met één muisklik’ de balans van het geheel weergeven.
  • Telebankieren: de tijd is voorbij waarin boekhouders de banktransacties manueel dienden te verwerken. Moderne boekhoudprogramma’s kunnen via een internetverbinding alle betalingsinformatie opvragen bij de bank en ze automatisch verwerken. Als er voldoende informatie aanwezig is, kunnen ze zelfs het juiste bedrag op de juiste rekening boeken!
  • Elektronische btw-aangifte: wanneer de functie om uw btw-aangifte elektronisch in te dienen (bijvoorbeeld via INTERVAT) in uw accounting software vervat zit, kunt u er zeker van zijn dat dit snel en foutloos gebeurt.
  • Vaste journaalposten: deze functie kan erg nuttig zijn wanneer bepaalde transacties periodiek terugkeren (zoals de loonkosten van een werknemer). U hoeft de transactie dan maar één keer in te voeren; uw boekhoudprogramma doet daarna de rest!
  • Transitorische posten: hiermee kunt u volledig automatisch bepaalde opbrengsten- of kostenposten niet in één periode laten vallen maar spreiden over een serie perioden.

Debiteuren

In boekhoudpakketten zijn debiteurfuncties vooral nuttig tot noodzakelijk wanneer er met een groot aantal debiteuren wordt gewerkt en het ondoenbaar wordt om voor elke debiteur een aparte rekening te openen waarop exclusief de transacties voor de desbetreffende debiteur worden geboekt. Bij de invoer van de factuur dient expliciet een factuur- en debiteurennummer te worden ingevoerd, zodat er naderhand heel wat nuttige bewerkingen mogelijk worden.

  • Aanmaningen: u kunt uw facturatieprogramma automatisch aanmaningen laten genereren om via post of e-mail uw slechte betalers te verwittigen. Dit gebeurt met een automatisch gegenereerde tekstformule, die echter wel kan variëren volgens bepaalde parameters (aard van de debiteur, vervaldag van de factuur enz.)
  • Incasso: als er veel facturen zijn, vooral kleine bedragen, dan is het hele proces van factuur uitschrijven tot factuur betaald krijgen tijdrovend. De subfunctie Incasso kan dan uitkomst brengen. Hiermee maakt u automatisch een bestand met daarin per debiteur het te incasseren bedrag. Dit bestand wordt naar de bank gestuurd en de volgende dag zijn de bedragen betaald en is de boekhouding bijgewerkt.

Crediteuren

Hier geldt in principe hetzelfde als voor de debiteurenfuncties: ze zijn noodzakelijk als er met een groot aantal crediteuren wordt gewerkt. Een voorbeeld is de functie ‘automatische betalingen’ die ervoor zorgt dat alle facturen van uw leveranciers automatisch netjes en op tijd worden betaald.

Een ander voorbeeld is het saldo-overzicht. Dit laat per crediteur het openstaande saldo (het totaal van alle nog niet betaalde facturen) zien. Soms is dat saldo uitgesplitst naar een aantal ouderdomsklassen, zodat direct is te zien welke crediteuren voor welke bedragen nog niet zijn betaald.
Het overzicht met openstaande posten gaat een niveau dieper. Hier wordt per crediteur het openstaande saldo uitgesplitst naar factuur. Het geeft dus een overzicht van de nog niet betaalde facturen per crediteur. Het overzicht met facturen (historische mutaties) geeft zowel de betaalde als de nog openstaande facturen per crediteur weer.

Relatiebeheer

Als deze functie aanwezig is, wordt niet gedacht vanuit debiteuren of crediteuren, maar worden beide aanzien als relaties waarvan verschillende kenmerken (naam, adres enz.) worden opgeslagen. Een ander woord hiervoor is Customer Relationship Management (CRM). De gedachte achter CRM is dat klanten een betere behandeling krijgen naarmate zij een hogere waarde vertegenwoordigen voor de organisatie.

CRM kan zoals gezegd een functie/module binnen uw boekhoudprogramma zijn. Er zijn daarnaast echter ook heel wat gespecialiseerde CRM-computerprogramma’s op de markt. Die kunnen al dan niet compatibel zijn met uw boekhoudpakket, zodat ze gegevens gemakkelijk kunnen uitwisselen.

Vaste activa

Vaste activa zijn bezittingen die langer dan een jaar meegaan. Periodiek worden de waardeveranderingen daarvan als een kostenpost geboekt, de zogenaamde afschrijvingen. Ook dit proces kan met een boekhoudprogramma geautomatiseerd worden. Van elk bezit worden bij de aanschaf enkele kerngegevens, zoals de afschrijvingstermijn en de wijze van afschrijven, ingevoerd. Daarna doet de boekhouding software het werk. Dat is niet enkel een stuk gemakkelijker, u krijgt meteen ook elke maand een exacter beeld van de financiële toestand van uw onderneming.

Inkoop

Een goed boekhouding programma kan het tijdrovende proces (van bestelformulier tot betaling van de factuur) van de inkoop voor een groot stuk automatiseren.

  • Besteladvies: waarom zou u zelf dagelijks checken welke artikelen onder de minimale voorraad zijn gezakt als uw boekhoudprogramma dat voor u kan doen?
  • Orderadministratie: hierin wordt bijgehouden welke artikels er besteld zijn, wanneer ze binnenkomen, enz.
  • Bestelformulieren: deze kunnen automatisch in een gestandaardiseerd formaat worden gegenereerd door uw boekhouding software.

Voorraad

Dankzij deze functie kent u altijd zeer precies de bewegingen van al uw artikels. Telkens er een inkoopfactuur wordt geboekt of een verkoopfactuur wordt uitgeschreven, wordt de voorraad automatisch aangepast.

  • Magazijnen/locaties: als deze functie aanwezig is, kunt u ook de locatie van een artikel opgeven.
  • Samengestelde artikelen: voor wanneer een artikel dat als eenheid wordt verkocht, bestaat uit een combinatie van onderdelen die apart worden ingekocht.

De voorraadfuncties binnen boekhoudsoftware sluiten dicht aan bij wat, vooral bij industriële en logistieke bedrijven, Enterprise Resource Planning (ERP) wordt genoemd. ERP-software is software waarmee alle bedrijfsprocessen, waaronder voorraadsystemen, bedrijfsadministratie en logistiek zodanig met elkaar worden verbonden dat alle vergaarde informatie door het hele bedrijf, door iedereen, bruikbaar is. ERP-pakketten kunnen compatibel zijn met uw boekhoudsoftware, zodat ze gemakkelijk gegevens kunnen uitwisselen.

Verkoop

Met deze functie kunt u alles wat te maken heeft met het aanmaken en boeken van uw facturen snel en automatisch afhandelen.

  • Offerte: eigenlijk een pseudofactuur. Sommige boekhoudprogramma’s bewaren de offertes die ze bij het binnenhalen van het order meteen tot bestelformulier kunnen promoveren.
  • Prijzen en kortingen: het leven zou een stuk eenvoudiger zijn als al uw producten steeds dezelfde prijs hadden. In werkelijkheid schommelen uw prijzen natuurlijk voortdurend: van dag tot dag maar ook van klant tot klant. Dankzij uw facturatieprogramma behoudt u netjes het overzicht.
  • Orderadministratie: hiermee wordt heel het proces opgevolgd van het aanmaken van het order over het genereren van de pakbon tot de uiteindelijke verkoopfactuur.
  • Directe facturering: hiervan is sprake als na invoer van de ordergegevens direct de factuur wordt afgedrukt. Eventueel kan zelfs uw kassaregister rechtstreeks aan uw boekhoudsoftware worden gekoppeld.
  • Periodieke facturen: deze functie is handig als u klanten hebt die op regelmatige basis (nagenoeg) dezelfde factuur ontvangen.
  • Statistieken: een krachtig boekhoudprogramma stelt u in staat om een rijke waaier aan rapporten over uw business aan te maken. Op basis van zowat elke variabele die in uw programma aanwezig is (artikel, klant, periode, vertegenwoordiger enz.) kunt u een statistische analyse maken. Zo weet u nog beter waar de pijnpunten zitten en bent u beter geïnformeerd om uw strategie te bepalen.

Kies voor een oplossing op maat.

Hebt u nood aan al deze functies? Wellicht niet. Welke voor u interessant kunnen zijn, hangt af van de aard van uw business. Probeer u dus zo goed mogelijk te informeren over de functionaliteiten die in de verschillende pakketten aanwezig zijn en kies een oplossing die bij u past.

Wat daarbij van veel minder belang is, is uw budget. Ook boekhoudsoftware die zeer veel functionaliteiten bevat, kan verrassend goedkoop zijn.Een offerte aanvragen, kan het snelste via deze weg. Doe het vandaag nog! Het is geheel vrijblijvend en u krijgt een antwoord binnen de 48 uur!

 

 

B2B infos